Gestionar requiere práctica. Como lo requiere el deporte. Si no se trabaja en una buena gestión, no se pueden obtener los buenos resultados deseados. Del mismo modo, si no se entrena lo suficiente y de la manera adecuada, no se obtienen los resultados pretendidos. La gestión de un gimnasio o centro deportivo implica que se coordinen diversas tareas al mismo tiempo, de manera simultánea. Controlar los accesos, gestionar las reservas, hacer la facturación, llevar un seguimiento de los clientes, etc.
Como si de una tabla de ejercicios se tratara, la gestión del gimnasio debe llevarse a cabo según la rutina establecida y necesaria. En este caso, a diario. Para ello, se ha desarrollado el software de gestión para gimnasios, cada vez más utilizado. Estos programas de gestión se han convertido en la herramienta esencial a la hora de optimizar los procesos de gestión necesarios para que el gimnasio funcione como es debido y los gestores se puedan centrar en hacer que la experiencia del usuario mejore y, en consecuencia, mejore la rentabilidad del negocio.
Un software para gimnasios ayuda de forma eficaz y sencilla a gestionar los centros deportivos. Se trata de plataformas digitales que han sido diseñadas para centralizar y automatizar la gestión integral de las instalaciones de esta categoría. Con su uso, es posible administrar desde una sola interfaz aspectos relativos a la gestión de los socios, el control de accesos, reservar las clases, hacer la facturación automática y generar informes de rendimiento, entre otras funciones.
Este tipo de herramientas ha experimentado una revolución en los últimos años, debido a que antes era necesario contar con diferentes sistemas independientes o realizar una gestión manual, mientras que ahora se integra en soluciones en la nube que son accesibles desde cualquier tipo de dispositivo y con las correspondientes actualizaciones. Esta revolución es una clara respuesta a la creciente profesionalización que existe en el sector y a la expectativa de los usuarios, cada vez más digitalizados.
Varias formas de gestionar un gimnasio
Formas, en realidad, hay una: la correcta. Pero software de gestión de gimnasios hay varios y eso sí va en función de las necesidades específicas de cada centro deportivo. Algo que saben bien en GestiGym, herramienta de gestión con la que se puede gestionar una instalación deportiva desde cualquier lugar, es que estos programas ayudan a reducir la carga administrativa del personal, minimizar el error humano y proporcionar información valiosa a la hora de tomar decisiones estratégicas.
Con el uso y aplicación de estas herramientas, se mejora notablemente la experiencia de los socios al facilitarles la herramienta adecuada para el autoservicio: reserva de actividades desde el móvil o seguimiento del progreso deportivo. Los tipos de software se clasifican en función del alcance y el tamaño de la instalación en la que se utilizan.
Los sistemas integrales de gestión combinan todas las funciones necesarias a la hora de operar un gimnasio desde una única plataforma. Se incluye la gestión de los socios, el control de accesos, la facturación, la reserva de clases y espacios, la gestión de inventario, el marketing automatizado y las herramientas de análisis. Se trata del tipo de software más adecuado para los grandes y medianos gimnasios y las cadenas con varios centros en los que es necesario unificar los procesos y obtener una visión global.
En algunos centros, se decantan por las soluciones más específicas y centradas en funcionalidades concretas. Por tanto, existe software especializado, como las plataformas exclusivas para el control de acceso mediante lectores de tarjetas o códigos QR, sistemas centrados en la programación y reserva de las clases colectivas e incluso aplicaciones especializadas en la creación y el seguimiento de las rutinas de entrenamiento personalizadas.
También es posible encontrar plataformas híbridas y aplicaciones móviles. Esto se debe a que la tendencia actual señala a este tipo de soluciones que combinan un potente back end de gestión con las aplicaciones móviles para los socios. Más del veintiuno por ciento de los usuarios utilizan las aplicaciones de fitness en sus teléfonos móviles. De manera que estas plataformas hacen posible que los clientes reserven clases, consulten sus estadísticas y datos de asistencia, renueven su cuota o accedan a contenidos de entrenamiento online. Todo ello mientras los gestores mantienen el control operativo desde el panel administrativo.
De hecho, la digitalización se ha convertido en una herramienta de gimnasios consolidada como elemento diferenciador dentro del fitness. En la actualidad cuenta con más de cuatro mil seiscientos gimnasios en los que se atiende a más de seis millones de abonados o usuarios, generando una facturación que roza los mil setecientos millones de euros. Dentro de este contexto altamente competitivo, la tecnología marca la diferencia entre los centros que sobreviven y los que prosperan.
Gestión digital, un plus añadido
La buena gestión de un gimnasio tiene que ser en todos los sentidos y empezar por el personal que lo dirige. Recurrir a la digitalización supone una serie de beneficios para las personas que gestionan y dirigen el gimnasio, por lo que se ha convertido este tipo de sistemas en, como hemos señalado, la herramienta indispensable. Implementar software de gestión especializado en un centro deportivo supone optimizar los recursos humanos al automatizar las tareas repetitivas, como pueden ser la emisión de recibos o el envío de los recordatorios de pago.
El personal que trabaja en las instalaciones puede dedicar más tiempo a realizar tareas de valor como atender de forma personalizada a los usuarios o desarrollar estrategias comerciales. Asimismo, mejora la experiencia de los socios del centro deportivo, utilizando canales de comunicación directos, proporcionando acceso a la información en tiempo real, además de servicios de autogestión. Con lo que se incrementa el nivel de satisfacción y fidelización de los usuarios. Por otro lado, con estos sistemas de gestión, se obtienen datos de gran valor a la hora de tomar decisiones importantes. Con los informes analíticos que proporcionan, se pueden identificar los patrones de asistencia, las clases que cuentan con mayor demanda, los horarios en los que hay mayor afluencia de usuarios o el perfil de aquellos socios que presentan riesgo de abandono.
Además de que es posible obtener información esencial a la hora de diseñar estrategias de retención, optimizar la programación de las actividades o lanzar campañas de marketing dirigidas.
Lo mejor es que supone una integración tecnológica que incluye el control de accesos. Los programas de gestión modernos no funcionan de manera aislada, puesto que pueden integrarse con sistemas de pago online, plataformas de email marketing y SMS, herramientas de CRM, aplicaciones de redes sociales, fabricantes de equipamiento de fitness de referencia internacional, apps de entrenamiento y fitness trackers.
Esta conectividad permite, al mismo tiempo, que se creen ecosistemas digitales completos en los que un socio puede compartir de forma automática sus logros en las redes sociales, generando visibilidad orgánica para el centro deportivo. El control de accesos totalmente integrado en la nube supone también un avance bastante significativo, puesto que no requiere servidores ni cables especiales, tan solo necesita conexión a internet. Verifica la validez de abonos por entradas, pases de duración determinada, clases bajo reserva y cursos. Permite múltiples sistemas de reconocimiento como el RFID, biométricos, banda magnética o códigos QR. Sistemas que, además, pueden combinarse entre sí, aumentando las posibilidades de identificación de los usuarios.
Si algo hace la digitalización, es aportar datos. Datos de lo más valiosos a la hora de tomar las necesarias e inevitables decisiones empresariales. Los gimnasios son negocios, al fin y al cabo, por lo que los sistemas de informes exportables automáticos que generan los software de gestión para centros deportivos permiten a sus dueños obtener la información más relevante con tan solo hacer unos clics. Estos programas de gestión proporcionan informes de caja y facturación diaria, asistentes a cursos y clases, comportamiento de pago de los socios, patrones de asistencia y horarios de mayor afluencia, clases con mayor demanda y servicios que cuentan con mayor valoración.
Toda esta información es indispensable a la hora de diseñar estrategias destinadas a la retención de los socios, optimizar la programación de las actividades, lanzar campañas de marketing dirigidas, identificar a los socios con riesgo de abandonar el centro y crear objetivos de análisis precisos por características de compra, pago, asistencia o sociodemográficas.
Como se puede ver, los cuadros de mando personalizados proporcionan a los que gestionan el centro deportivo el apoyo necesario y eficaz para poder tomar las decisiones estratégicas necesarias, midiendo los objetivos comerciales específicos mediante los indicadores de proceso adaptados a cada centro y tipo de gimnasio en el que se instale el programa. Esta capacidad de medición y análisis resulta indispensable para los gestores deportivos más actuales y vanguardistas, que necesitan hacer una evaluación precisa del rendimiento real de sus instalaciones.
Lo mejor de todo es que, para utilizar este tipo de programas tan modernos y completos, no es necesario contar con unos conocimientos técnicos avanzados. Si diseño con interfaces intuitivas, no requiere de otros conocimientos, puesto que los propios creadores y proveedores proporcionan la formación inicial necesaria y los correspondientes materiales de apoyo para que la gestión resulte tan sencilla como eficaz. Sin olvidar que ante un cambio de programa, es posible realizar una exportación de los datos.